Liebe Kolleginnen und Kollegen,
Nach der Bedarfsanalyse in 2022 gibt es nun einen Entwurf
für ein Wissensmanagement-Konzept, welches Prioritäten und Maßnahmen für
2023-2025 vorschlägt. Wir vom Referat Organisationsentwicklung wollen
sicherstellen, dass das finale Konzept wirklich den Bedarfen der Mitarbeitenden
entspricht. Darum sind alle Mitarbeitenden herzlich eingeladen, die
derzeitigen Vorschläge zu kommentieren und ihr Feedback zu geben, so dass das
Konzept gegebenenfalls angepasst werden kann.
Wir möchten Sie herzlich zu einer organisationsweiten
Online-Diskussion über den Entwurf eines Konzeptpapiers einladen, welches die
Richtung für unser Wissensmanagement in den nächsten drei Jahren vorgeben
wird.
Das Konzeptpapier basiert u.a. auf den Ergebnissen der
Mitarbeitendenbefragung in 2022 und legt Prioritäten für verschiedene
Initiativen im Bereich Wissensmanagement fest. Wir möchten Ihr Feedback
einholen, um den Entwurf zu schärfen und sicherzustellen, dass er auch Ihren
Bedürfnissen entspricht.
Ganz konkret interessieren uns zum Konzept folgende Fragen:
1. Was
halten Sie von den identifizierten Prioritäten und vorgeschlagenen Maßnahmen?
2. Wie
würden Sie die angesprochenen Prioritäten und Maßnahmen ergänzen wollen?
3. Was ist
Ihrer Meinung nach notwendig, um die vorgeschlagenen Maßnahmen praktisch umzusetzen?
Die Diskussion findet vom 20. Februar bis 03. März hier im
Kommentarbereich dieses Artikels statt. Den Entwurf des Konzeptes mit
Prioritäten und vorgeschlagenen Initiativen für s Wissensmanagement
ist wie folgt strukturiert:
SCHWERPUNKT A: Mitarbeitende als Knotenpunkte für Fach- und
Organisationswissen
Priorität 1: Mitarbeitende auffindbar machen
Priorität 2: Austauschformate und Communities fördern
SCHWERPUNKT B: Standards und Verfahren für Bereitstellung
von Informationen
Priorität 3: EWDE-weites Dokumentenmanagement implementieren
Priorität 4: Policy-Informationen übersichtlich
bereitstellen
Priorität 5: Vorstands- und Gremienentscheidungen
transparent kommunizieren
Priorität 6: Onboarding verbessern
Priorität 7: Das EWDE für den Einsatz Künstlicher
Intelligenz wappnen
SCHWERPUNKT C: Organisationskulturelle Voraussetzungen
Priorität 8: Kulturelle Hürden für Wissensmanagement abbauen
Wer mehr Hintergrundinformationen haben möchte, findet im
Anhang des Dokumentes die vollständige Bedarfsanalyse, die dem Konzept im
letzten Jahr vorausgegangen ist.
Wir laden Sie ein im Kommentarbereich dieses Artikels zu
kommentieren. Bitte nennen Sie dabei die Kapitelnummern zu nennen, wenn Sie
sich auf konkrete Textabschnitte aus dem Konzeptentwurf beziehen.
Wir freuen uns sehr auf Ihr Feedback und Ihre Ideen!
Ihre Moderator:innen
DISKUSSIONSBEITRÄGE:
Franziska 0.02., 14:12
Vielen Dank für dieses Dokument, das es erlaubt wirklich
schnell einen Überblick über die unterschiedlichen Prioritäten zu bekommen.
Diese sind meines Erachtens sehr gut gewählt und entsprechen auch den Bedarfen
vieler Mitarbeitenden. Es ist gut, diese identifizierten Prioritäten
nebeneinander zu sehen, da die Initiativen auch zum Teil im Zusammenhang
gesehen werden müssen. Ich freue mich schon sehr auf die Umsetzung und daran im
Kleinen mitwirken zu können. Als Querschnittsthema fände ich es sinnvoll, bei allen
Maßnahmen die Mehrsprachigkeit mitzudenken. Ich bin zuversichtlich, dass wir
schon in diesem Jahr einige „quick wins“ erreichen können, die uns Vertrauen
geben werden, die etwas komplexeren Vorhaben dann auch anzugehen. Richtig
neugierig bin ich auf den KI-Prototypen… :-)😀
4
1
Judith 28.02., 12:34
Den wichtigen HInweis auf Mehrsprachigkeit kann ich nur
unterstützen: bisher in den Außenstrukturen, aber möglicherweise auch
irgendwann in Berlin, haben wir Kolleg:innen, die kein Deutsch sprechen/verstehen.
Diese sind aktuell leider noch viel zu oft außen vor bei Infoflüssen,
Fachveranstaltungen, etc. Im neuen Wissensmanagementsystem sollte es meiner
Meinung nach Standard sein, dass Infos, Dokumente, Beteiligungsformate
zeitgleich zumindest (auch) auf Englisch, besser Englisch/Spanisch/Französisch
(als Arbeitssprachen unserer Außenstruktur) zur Verfügung stehen. Dies scheint
mir besonders bei den im Dokument genannten Prioritäten 3, 4 und 6 sowie den
Initiativen 3 und 4 sehr wichtig.
2
TM
Torsten 20.02., 14:28
Vielen Dank für dieses, wie ich finde, gute Konzept! Ich
halte vor allem die Priorität 2 für wichtig. Der Wissenstransfer sollte meiner
Meinung nach auch zu einer Verschlankung der Prozesse und damit zu einer
Reduzierung der Arbeitsbelastung beitragen. In dem Zusammenhang finde ich die
Initiative 6: Aufbau eines redaktionell verwalteten EWDE-weiten Policy-Wikis in
EASY interessant.
8
2 Antworten ausblenden
NK
Nadine 20.02., 15:10
Torsten : Initiative
6 ist für mich eine Herzensangelegenheit und ich hoffe, das wir die Möglichkeit
bekommen, eine EWDE- weite Policy Wiki zu etablieren. Ich erinnere mich noch
gut an die zurückliegende Umfrage, welche Johannes Schunter geleitet hat. Darin
war klar erkennbar, das mehr als 25 Prozent der Befragten (plus/minus) es als
schwierig empfanden, Informationen/ Dokumente im EWDE auf diversen Ablageorten
zu finden und ihre Aktualität nicht prüfen können. Genau das gilt es zu ändern,
um allen Mitarbeitern einen effektiven Zugang zu benötigten Informationen zu
garantieren.
3
Tobias21.02., 10:48
Wir haben im Strategischen Management eine (nicht mehr ganz
aktuelle) Liste der BfdW-Policys. Das könnt eein guter Ausgangspunkt sein.
1
Norbert 20.02., 14:33•Editiert
Lieber Herr Schunter und liebe mit Autor:innen,
Erst einmal vielen Dank für den schon sehr weit
ausgearbeiteten Artikel und die vielen konstruktiven Gedanken zum Thema.
Sie lenken dabei vom ersten Moment an den Fokus auf die
Menschen. Und das ist wichtig und darf auch nie aus den Augen verloren werden.
Unabhängig davon würde ich es begrüßen, wenn der
Explizierung (dem Aufschreiben, Aufnehmen, Vorführen oder wie auch immer dies
in der digitalen Welt organisiert werden kann) derselbe Stellenwert eingeräumt
würde.
Nur explizit aufbewahrtes Wissen ist auch unabhängig von
Personen verfügbar. Und um ein gängiges Beispiel aus meiner eignen IT-Welt zu
nehmen: Wenn ein System ausfällt, dann muss ich wissen WER es wieder in Betrieb
nehmen kann. Das Wissen über eine Wiederanlaufprozedur muss aber ebenfalls
aufgeschrieben / gespeichert sein. Auch unabhängig von einer einzelnen Person
muss die Organisation immer in der Lage sein, ein ausgefallenes System wieder
in Betrieb zu nehmen.
Also: Vielen Dank bis hierher. Und über eine Erweiterung
würde ich mich freuen.
5
2 Antworten ausblenden
Claudia 20.02., 14:59•Editiert
Norbert Lieber Herr
Gimm und anderen Lesende: Ich verweise in diesem Zusammenhang auch gern auf das
neue Prozessmanagement Tool Signavio, das seit heute auch allen zur Verfügung
steht, um die von Ihnen erwähnte “Explizierung” zu ermöglichen. Pragmatischer
Ansatz wäre, “mitzuschreiben” wie es getan wird, um zum einen die
Standardisierung zu erreichen und zum anderen transparent zu machen, wie etwas
gemacht wird. Gerne mal ausprobieren unter “Anlegen” und einfach mal machen.
2
Johannes 22.02., 15:49•Editiert
Lieber Norbert ein
sehr guter Hinweis. Dieser ist insbesondere auch deshalb wichtig, da explizites
Wissen (in Form von Dokumenten, Intranet-Artikeln oder
Kommunikations-Artefakten) die Grundlage für zukünftige KI-unterstützte
Wissensmanagement-Systeme darstellt. Gleichzeitig verhilft der Fokus auf
Menschen dabei auch explizitem Wissen zu Mehrwert, denn die in Dokumenten und
Artikeln festgehaltenen Ergebnisse, Erfahrung oder Meinungen werden umso besser
anwendbar, je klarer der Kontext, bzw. der Bezug zu entsprechenden Menschen
ist, die diese Ergebnisse produziert, Erfahrungen gemacht oder Meinung geäußert
haben. Darum sind ja auch Online-Diskussionen wie diese hier in Systemen wie
EASY so wertvoll, weil der Fokus zwar ganz auf dem Austausch zwischen Menschen
liegt, das darbei geteilte Wissen jedoch automatisch explizit festgehalten wird
und für zukünftige Leser (und KI-Systeme) im EWDE zur Verfügung steht.
1
Gefällt mirAntwort
Mike 20.02., 14:50
Das Konzept fasst viele bestehende Herausforderungen
zusammen und bietet jeweils Lösungsansätze an. Neben dem „Bohren dicker
Bretter“ einiger Aspekte, bei dem die zeitliche Perspektive eher mittel- oder
langfristig zu sehen ist, gefällt mir der pragmatische Ansatz von
„Peer-to-Peer-Austausch“ in „Communities“, und zwar ganz konkret im easy.
Das ist ein Ansatz (Priorität 2), der es mir erlaubt, in
easy sofort mit der Verschriftlichung von Wissen zu beginnen, und dabei nach
Gelegenheit Input von Kolleginnen und Kollegen einzubinden oder ihnen
Informationen zur Verfügung stellen, ohne noch die Beschaffung von Software
oder Entwicklung von Policies abzuwarten. Sobald weitere Tools (Priorität 3)
und Regeln (Priorität 4) vorliegen, kann für die Befüllung auf easy-Inhalt
zugegriffen werden, der im günstigsten Fall durch Peer-Review bereits aktuell
gehalten wurde und gültig ist.
Je mehr das Bewusstsein, dass Wissen kostbar ist, im
Bewusstsein der EWDE-Mitarbeitenden und ihrer jeweiligen Führungskräfte
verankert ist, desto erfolgreicher wird die Umsetzung der Maßnahmen gelingen.
3
Jana20.02., 14:55
Lieber Johannes, Liebe Mitwirkende,
erstmal ein ganz großes Lob für dieses kurze, prägnante und
runde Konzeptpapier!
Die identifizierten Prioritäten sind gut und die Maßnahmen
in sich stimmig.
Meines Erachtens muss zum Onboarding Konzept auch ein
Offboarding Konzept für ein verbessertes Wissensmanagement im Haus erstellt
werden. Denn viel Wissen ist impliziert und kann nicht einfach so dokumentiert
werden. Hier könnten z.B. Paneldiskussionen mit langjährigen Kollegen: Innen
–die das EWDE demnächst verlassen – eine erste Idee sein. Auch eine schnellere
Stellen(nach)besetzung ist für ein verbessertes Wissensmanagement wichtig.
Idealerweise könnte man die ehemalige Kollegen: Innen als Coaches für eine X
Anzahl an Stunden werben. Wissensmanagement-Kultur könnte ein thematischer
Block in den EWDE Leadership/ Führungskräfte Seminar werden, denn
Wissensmanagement kann nur gelingen, wenn es von den Führungskräften
mitgetragen und gefördert wird.
8
3 Antworten ausblenden
Anne 21.02., 08:21
Jana Man müsste
während der Beschäftigung mehr oder weniger automatisch Spuren hinterlassen.
Verlässt man dann das Werk, sollte “man”, also Vorgesetzte wie auch
Kolleg:innen, diese Spuren vorfinden und sich dadurch im Arbeitsumfeld schnell
orientieren können. Ganz viel Wichtiges steckt in Berichten und in Mails. Die
sind aktuell nicht geordnet und auch nicht zugänglich nach dem Ausscheiden einer
Person. - Wenn “man” stattdessen einen regelmäßigen Blog schreiben würde,
könnte das eine Hilfe für die Übergabe und Nachfolge sein.
3
NK
Nadine 21.02., 08:51
Jana : guter Punkt.
Diesen möchte ich auch unterstützen 👍
2
Johannes 22.02., 15:59
Liebe Jana, ganz wunderbare Vorschläge, denen wir nachgehen
sollten. Gerade bei langjährigen Mitarbeitenden bieten sich gut geplante
Handover-Aktivitäten an (eventuell zusammen mit einen vorausgehenden Knowledge
Risk Assessment, welches das Risiko für laufende Operationen bewertet, wenn
einzelne Mitarbeitende ausscheiden würden).
Gleichzeitig ist auch Anne
s Hinweis sehr wichtig, denn idealerweise hinterlassen wir im Laufe
unseres Arbeitslebens online im Haus Spuren, welche unsere Beiträge zum
Organisationswissen dokumentieren. Eine rege Beteiligung auf EASY ist dabei ein
Schlüsselbaustein, denn das automatische Hinterlassen solcher Wissensspuren ist
genau das, was passiert, wenn sich viele Mitarbeitende in den EASY-Communities
mit eigenen Beiträgen oder Kommentaren einbringen.
1
Gefällt mirAntwort
Nina 20.02., 15:34
Lieber Johannes & Team,
ich bin begeistert, dass wir im EWDE nun diesen ersten
wichtigen Schritt geschafft haben in puncto Wissensmanagement. Super, dass der
Bedarf erkannt wurde, dass sich die Organisation diesem Thema dezidiert widmet
- noch besser, dass dafür eine Stelle geschaffen wurde und großartig, dass du
nun schon seit über einem Jahr das Gesicht (und natürlich auch der Kopf) für
das Wissensmanagement bist. Das WiMa ist ein Thema, das sehr viel über unsere
Organisation aussagt - und zwar nicht nur über Prozesse und Verfahren, sondern
auch über unsere Organisationskultur. Deshalb überzeugt mich das Konzept vor
allem durch seinen ganzheitlichen Ansatz (der zudem menschenzentriert ist). Der
Mix aus “quick win”-Maßnahmen, die relativ schnell und niedrigschwellig
umgesetzt werden können - und den Maßnahmen, die sicher einige Zeit benötigen,
weil hier kulturelle Aspekte in den Blick genommen werden müssen, ist in meinen
Augen sehr vielversprechend.
Ich hoffe sehr und plädiere dafür, dass der ganzheitliche
Ansatz auch bei der Umsetzung nicht aus dem Blick gerät - es braucht hier ein
klares Commitment auch für die langwierigen, komplexen Bereiche, damit wir uns
als Organisation weiterentwickeln können.
Denn: Wissensmanagement trägt sehr viel bei zur
Mitarbeitenden-Zufriedenheit - und damit auch zur Zukunftsfähigkeit des EWDE!
4
3 Antworten ausblenden
Tobias 21.02., 10:56
Nina Liebe Nina, ich
stimme Dir zu 100% zu. Gleichwohl mag ich etwas Wasser in den Wein kippen. Wir
waren hier im Haus schon oft sehr stolz auf tolle Papiere mit vielen
Umsetzungsvorschlägen, haben uns selbst dafür auf die Schultern geklopft,
jedoch nur wenig in die Tat umgesetzt. Deshalb: Wir sollten nicht
selbstzufrieden sein, sondern diesen wunderbaren Aufschlag nutzen und
tatsächlich vieles (alles?) davon umsetzen.
1
Johannes 22.02., 16:08
Lieber Tobias , eine wertvolle Mahnung. Das Risiko besteht
natürlich. Was müsste denn Deiner Meinung nach gegeben sein oder passieren,
damit Maßnahmen auch umgesetzt werden, und es nicht bei wohlklingenden Ideen
bleibt?
Gefällt mirAntwort
Tobias 23.02., 12:54•Editiert
Johannes Du hast den
Ball sehr schön zurückgespielt. Nicht nur jammern (so wie ich), sondern
konkrete Vorschläge machen. Ein paar etwas unsystematische Punkte:
1. Es ist
eine Kulturfrage, weil es davon abhängt, wie jede und jeder einzelne von uns
arbeitet. Es ist also ein dickes Brett.
2. Wir
sollten manchmal weniger Selbstzufriedenheit ausstrahlen. Sprich: Uns daran
erinnern, dass noch viele weitere Schritte zu gehen sind.
3. Die
Operationalisierung schon einplanen. Also mit Vorschlägen zu
Verantwortlichkeiten und einer (realistischen) Abschätzung der nötigen Zeit-
und Finanzressourcen. In Eurem Papier habt Ihr das ja schon teilweise gemacht.
Jemand in der Diskussion hier hat ja vorgeschlagen, alle Initiativen in einer
Tabelle zusammenzufassen. Das wäre bestimmt ein guter Ausgangspunkt.
4. Das
Monitoring schon einplanen und dann umsetzen.
2
Nina 20.02., 15:46
… spannend finde ich die Priorität 5: Kommunikation von
Vorstands- und Gremienentscheidungen. Hier liegen großer Bedarf und
Schmerzpunkte bei den Mitarbeitenden (über alle Ebenen hinweg). Wichtig wäre es
mir, dass die Maßnahme zu mehr Transparenz von Entscheidungen auch zeitgemäße
Lösungen beinhaltet (das Wort “Beschlussdatenbank” klingt doch recht mächtig
und nach einem riesigen Behördenapparat). Begleitend zu einer zentralen Lösung
für das Nachschlagen von Entscheidungen wäre es sicher auch hilfreich, hier den
Kultur-Aspekt mitzubedenken und gemeinsam (auch mit den Führungskräften) eine
Kultur der Transparenz zu entwickeln, um das Wasserfall-Prinzip der
KOmmunikation entweder zu überwinden oder zumindest deutlich zu verbessern.
Bestimmt existieren im EWDE vereinzelt schon best-practice-Vorschläge und
Praktiken, wie Führungskräfte schnell und effizient Entscheidungen
weiterkommunizieren. Hier wäre es auch toll, einen Pool aufzubauen und diese
Ideen zu sammeln und in die Breite zu tragen. #Selbstverantwortung stärken :)
6
3 Antworten ausblenden
Anne 21.02., 08:28
Nina Wenn es bei
Gremien wie auch anderen größeren organisatorischen Gruppen im Protokoll immer
den Punkt “Kommunikation” gäbe, und der auch definiert wäre, wäre die
Gruppe/das Gremium immer in der Pflicht, sich darüber Gedanken zu machen.
Wie das konkret aussehen sollte, wäre eine Aufgabe, die
wunderbar die Kompetenzen von Wissensmanagement, Kommunikation und
Prozessmanagement verbindet.
1
Anne 21.02., 08:37
Nina Ich stelle mir
vor, dass es ein FAQ gibt, wo Fragen gestellt werden, die alle sehen und beantworten
können. Dann müsste ein Redaktionsteam aus den Antworten einen Beitrag machen,
der als offizielle, kuratierte Antwort gilt. - So ähnlich wie Wikipedia.
Wahrscheinlich bräuchte es dazu mehrere Redaktionsteams - so
wie es jetzt schon den Helpdesk der IT bzw. von EASY und auch das A-Z im
Intranet gibt.
Große Frage: Wie kann so etwas organisiert werden?
1
Johannes 22.02., 16:13•Editiert
Nina Es gibt zu dem
Thema der Beschluss-Kommunikation soweit ich weiß nicht die eine beste Lösung
(zumindest habe ich sie noch nicht kennengelernt). Ich könnte mir vorstellen,
dass wir die Innovationsdesign-Kompetenzen nutzen, die wir letztes Jahr im Haus
aufgebaut haben, um die verschiedenen beteiligten Akteur:innen und Nutzer:innen
zusammenzubringen und in Workshops gemeinsam mögliche Lösungen zu entwickeln
& via Prototypen zu testen.
1
Gefällt mirAntwort
Michaela 20.02., 15:51
Ich finde den stark an Personen orientierten Ansatz etwas
riskant. Natürlich geht es am schnellsten, Kolleg*innen zu fragen, wenn ich
weiß, wer die richtige Ansprechperson ist. Doch Personen sind auch mal krank,
im Urlaub, auf Dienstreise,… dann hilft es mir mehr, z.B. nach Stichworten eine
Antwort auf meine Frage zu finden.
4
6 Antworten ausblenden
Mike 20.02., 16:03
Michaela So wie ich
das Konzept verstehe, bedeutet der personenorientierte Ansatz, dass ich beim
Erstellen von Prozessbeschreibung über das rein technisch notwendige hinaus
beim Schreiben an die Kolleginnen und Kollegen denke, die einen Text hinterher
auch verstehen und nachvollziehen können müssen. Ich würde also mit dem Zuhörer
im Hintergrund meine Dokumentation verfassen, und auch meine Stichworte so
wählen, dass sie auch dann gefunden werden, wenn man das exakte Thema nicht
kennt.
4
Kerstin 20.02., 16:45
Michaela ich denke
auch, dass hier eine gute Dokumentations- und Informationsstruktur und die
persönliche Ansprache Hand in Hand gehen müssen auch im Sinne eines effizienten
und schonenden Umgang mit den Zeitressourcen der Mitarbeitenden
1
Gefällt mirAntwort
Thomas 21.02., 08:55
Wir haben mit EASY eine Möglichkeit geschaffen , Kompetenzen
von MA (die diese freiwillig angeben) schnell auffindbar zu machen. Das sollten
wir nutzen. Wichtig ist das wir natürlich nicht nur auf diese Karte setzen,
sondern wir zudem darauf achten sollten Wissen zu bündeln. Die Idee von
“Landing pages” sprich zentrale Communities, von denen aus man zu weiteren
Informationen weitergeleitet wird, sind da sehr spannend und werden gerade
erprobt. Eine starke Suchmaschine, die oben bereits abgesprochen wurde hilft
zudem beim schnellen Auffinden. Wir haben hier neue Möglichkeiten bei EASY
diese Priorität weiter zu leben und sollten dies aktiv erproben!
2
OM
Oliver 21.02., 10:06
Mike Eine Anleitung wie Kompetenzprofile am besten formuliert
werden, würde den Nutzer*innen erleichtern ihr Profile so zu formulieren, dass
die Suche von ESAY passende Ergebnisse ausgibt. Je besser die Profile
formuliert sind, je besser funktioniert die Suche.
Nutzer*innen, die Suchfunktionen nutzen können und eine
Organisationen, die eine Software-Umgebungen zur Verfügung stellt, die gute
Suchfunktionen besitzen, ist ein wichtiger Bereich eines digitalen
Arbeitsplatzes.
2
Anne 21.02., 10:35
Und bitte immer wieder erinnert werden, das Profil zu
aktualisieren!
2
Johannes 22.02., 16:32
Liebe Michaela , völlig richtig, die Formulierung „Fokus auf
Menschen“ ist natürlich nicht als ein Entweder/Oder gedacht, sondern als der
erste von drei Schwerpunkten (quasi als „primus inter pares“). Dokumentation
und konkrete Ansprechpartner müssten zusammen gedacht werden, nicht einander
ausschließend. Wie Norbert schon weiter
oben bemerkt hat, ist explizite Dokumentation von wichtigen Inhalten
essentiell. Gleichzeitig bleibt diese unter ihren Möglichkeiten, wenn sie nicht
kontextualisiert ist, das heißt, in Bezug gesetzt wird zu den Menschen, welche
die Dokumentation geschrieben haben, Erfahrungen damit gemacht haben und als
Ansprechpartner für Fragen und Anpassung in Kontext einer konkreten
Problemstellung zur Verfügung stehen. Als Beispiel: Es ist meist attraktiver
und hilfreicher, einen persönlichen Erfahrungsbericht mit Tips & Tricks
einer konkreten Fachkollegin zu lesen (die ich im Zweifelsfall auch noch über
EASY ansprechen kann), als eine anonyme bürokratische Handreichung, bei der
nicht klar ist, wer sie geschrieben hat oder an wen ich mich im Zweifelsfall
wenden kann, um die Inhalte auf meine konkrete Situation anzuwenden. Das immer
zu berücksichtigen ist die Idee hinter dem an Personen orientierten Ansatz.
1
Gefällt mirAntwort
Simon 20.02., 16:24
Den InitiatorInnen und Beteiligten dieses Konzepts möchte
ich zunächst meinen großen Dank aussprechen! Diese ganzheitliche Betrachtung -
fundiert auf (partizipativ durchgeführten) Bedarfsanalysen – mit seinen
abgeleiteten priorisierten Lösungsansätzen beeindruckt. Allein die Darstellung
der bisher entwickelten Maßnahmen und des status quo verhilft zur besseren
Verortung von Herausforderungen und Chancen rund um das im Hause doch
inzwischen vielerorts sehr präsenten Themas „Wissensmanagement“.
In Erinnerung an Studienzeiten … „Wissen ist Macht“ wurde
gerne denjenigen entgegengehalten, die bei Klausuren einmal zur/m NachbarIn
rüberlugten. Um diesen Zugang zu Wissen bestmöglich für viele Bereiche und
KollegInnen im Hause auszubauen, knüpft der hier aufgezeigte ganzheitliche
Ansatz – Standards und Verfahren für besseren Zugriff sowie Förderung von
Vernetzung untereinander – für mich zielführend an. Allein die Möglichkeit,
sich in jeweiligen Austauschforen auf den neuesten Stand zu bringen und damit
in größeren Zusammenhängen zu denken, die Vermeidung redundantes Arbeitens
sowie die Synergien, die durch freiwillige Zuverfügungstellung von
ExpertInnenwissen entstehen, haben eine ungemeine motivierende Wirkung.
Ich denke, dass gerade auch die sukzessive Umsetzung einzelner
Vorhaben und Erfolge (zB EASY oder digitale Vertragsablage) wichtige Schritte
in diese Richtung sind (anderenfalls könnte aufgrund Komplexität der Wald vor
lauter Bäumen aus unserem Blick geraten).
Herausfordernd dürfte das Thema der Zeitressourcen für
Wissensmanagement/-aktivitäten sein, die uns in den einzelnen Bereichen
betreffen. Die positiven (ressourcenschonenden) Wirkungen – z.B. schnelles
Finden von Infos, eigene handelbare unkomplizierte Ablage - und der damit
einhergehende klare Mehrwert sollten daher im Haus erfahrbar und im Vordergrund
stehen. Ggf. böte sich an, auf dem Wege zu einem einheitlicheren
Wissensmanagement in den jeweiligen Arbeitsbereichen bestimmte Themen bei
einzelnen KollegInnen (als Ressourcepersonen, MultiplikatorInnen) zu bündeln
und konzeptionell im Blick zu behalten.
4
RK
Roswita 20.02., 17:46
Herzlichen Glückwunsch an die Verantwortlichen des Konzeptes
für ein ganzheitliches Wissensmanagement. Das Wissen scheint immer mehr statt
weniger zu werden und bedarf insofern des Managements. Das greift das Konzept
ganz praktisch auf, und setzt Prioritäten zur Umsetzung.
Priorisierung ist wichtig und hilft beim
Erwartungsmanagement. Die erste Priorität (Mitarbeitende auffindbar machen) ist
gut für den Einstieg und für ein erstes schnelles Erfolgserlebnis. Unklar ist
mir geblieben, welche Anreizstrukturen geschaffen werden bzw. wie diese
funktionieren sollen. Die zweite Priorität (Austauschformate und Communities
fördern) kann in bestimmten Arbeitszusammenhängen sicherlich eine spürbare
Vereinfachung im Austausch und der Zusammenarbeit bringen. Ein guter Anfang …..
Da diese beiden Prioritäten für mich und meine Arbeit noch
nicht den großen Wurf offenbaren, freue ich mich v.a. auf die weiteren Prios,
v.a. das Dokumentenmanagement. Auch das anvisierte neue System der Standards
und Verfahren hat Potential für einen Paradigmenwechsel (okay, vielleicht ist
das Wort hier etwas zu vollmundig) – wenn es auch Inhalte mit einbezieht und
nicht nur redaktioneller Natur ist. Weiter so …
Als Grundvoraussetzung wird zurecht postuliert, dass u.a.
ein Prozess festgelegt werden muss, der sicherstellt, dass die Informationen
regelmäßig überprüft und aktualisiert wird – von der technischen Infrastruktur
etc. mal abgesehen. Ich rate dringend dazu, hieraus eine Priorität und eine
Maßnahme zu machen und sie nicht als gegeben anzunehmen. Um die vorgeschlagenen
Maßnahmen umsetzen zu können braucht es neben dem Engagement von allen Nutzern
und Nutzerinnen auch Investition. Es ist gut angelegte Zeit und Geld, wenn
Mitarbeitende in der Nutzung geschult und Begleitung angeboten wird, wenn EASY
easy bleibt und wenn es Menschen (und Verfahren) gibt, die „im Hintergrund“ die
Systeme am Laufen halten, weiterentwickeln und anpassen. Einfach machen …..
Und noch ein Wunsch zum Schluss: Wissen nicht nur
ganzheitlich managen, sondern das Haus sicht- und spürbarer zu einer lernenden
Organisation werden zu lassen. Mit allen Fehlversuchen und Fehlern ….
10
1
Johannes r28.02., 16:12
Liebe Roswita, der Hinweis auf Prozesse, welche die
Aktualität von Informationen gewährleisten, ist in der Tat enorm wichtig. Das
muss immer zusammen mit dem Erstellen von Inhalten und der technischen
Infrastruktur gedacht werden, und darf auf keinen Fall hinten runterfallen,
weil es wirklich eine Grundvoraussetzung ist, damit Inhalte und Infrastruktur
überhaupt ihren Mehrwert bieten können. Wenn das im Konzept nicht klar genug
rüberkommt, bzw. priorisiert wird, müssen wir da nochmal ran.
1
Gefällt mirAntwort
OM
Oliver 20.02., 19:28
Lieber Johannes,
und Beteiligte,
danke für den spannenden Entwurf und den tollen Überblick
über die Einzelinitiativen!
Ich fände es super, wenn diese vielen Einzelinitiativen in
einem visuellen Projektplan zusammengefasst wären, der einfach einzusehen wäre.
Hier noch meine Fragen zu den Schwerpunkten und Initiativen.
3
1
Johannes22.02., 16:39
Oliver Ein visueller Überblick über die Initiativen ist eine
prima Idee! Ob es als Projektplan mit Timelines möglich ist, weiß ich nicht,
weil die Verantwortlichkeiten und Planungsdetails ja in vielen Fällen erst noch
geklärt werden müssen. Das Konzept alleine gibt ja als Strategiepapier erstmal
nur die Richtung vor. Die konkrete Projektplanung kommt dann erst danach und
ist für verschiedene Initiativen auch an unterschiedlichen Stellen im Werk zu
Hause.
Gefällt mirAntwort
OM
Oliver 20.02., 19:30
Initiative 1: Geschäftsverteilungsplan und Organigramm
In den Organigrammen wurden Informationen zu den
Stellenbesetzungen doch nicht immer direkt aus dem vorhandenen Systemen
synchronisiert? Ist die Synchronisation jetzt möglich!? Es wäre super, wenn der
Geschäftsverteilungsplan und die Organigramme immer die aktuellen Informationen
zu den Stelleninhaber*innen beinhalten.
Ist es eigentlich möglich, die Mitarbeitendenprofile nach
Themen, Prozessen, Projekten, funktionale Rollen zu durchsuchen? Das macht es
einfacher, schnell die richtigen Ansprechpartner*innen zu finden.
Initiative 1 und 2: Stammdaten und Kompetenzprofile
Werden die Stammdaten der Mitarbeitenden und die Kompetenzprofile
auf einer oder zwei Plattformen dargestellt? Falls es zwei sind: Können diese
verlinkt werden?
Initiative 3 und 4: Communities
Habt ihr Empfehlungen für welche Themen, welche Communities,
wieviel Arbeitszeit in der Woche verwenden sollen, können, dürfen? Wie sind
dort Erfahrungswerte bei anderen Unternehmen, die ihre Wissensorganisation
verändert haben und sollen solche Empfehlungen auch für das EWDE formuliert
werden?
3
OM
Oliver20.02., 19:30
Initiative 5: Dokumentenmanagement
Ist das die digitale Projektakte?
Falls nicht: Benutzt das Dokumentenmanagement die gleiche
Plattform wie die digitale Projektakte?
Initiative 6: Policy-Wikis in EASY
Kann EASY eigentlich Infobuttons mit
Hintergrundinfos/Grafiken in die Wikis integrieren?
Kann ich ein Policy-Wiki einfach in ein anderes Programm wie
OneNote exportieren, um es mit eigenen Anmerkungen zu versehen bzw. gemeinsam
mit Kolleg*innen daran zu arbeiten?
Ist es vielleicht sogar möglich eine eigenen Arbeitsversion
in EASY zu speichern?
Initiative 7: Beschlussdatenbank
Ist dies nicht technisch nah dran an den Policy-Wikis –
macht es Sinn, die Policy Wikis und Beschlussdatenbank auf eine Plattform zu
bringen? Dies könnte auch für die Dokumentenstruktur gelten?
1
Florian20.02., 19:50
Lieber Johannes, liebe Mitwirkende, gerne reihe ich mich
ein; dieses Konzept zum Thema “Wissensmanagement” ist wirklich sehr gelungen
und zeigt pointiert die Herausforderungen auf. Auch dass Ihr gleich konkrete
Initiativen formuliert habt, finde ich hilfreich.
Der personenzentrierte Ansatz ist wichtig und gut für unsere
Organisation, aber bringt auch Gefahren mit sich und muss daher gut aufgesetzt
und konsequent gehandhabt werden. Organisatorische Defizite dürfen nicht zu
Lasten von (willigen) Ansprechpartner:innen / Expert:innen gehen, ansonsten
folgt schnell die Ernüchterung und Überlastung. Der Ansatz (“ich bitte mal
schnell Kollegin XY um Rat”) darf nicht darüber hinwegtäuschen, dass wir
manchmal eben doch eine zusätzliche Ressource brauchen, um hilfesuchenden
Kolleg:innen wirklich zu helfen. Dies sicherzustellen ist m. E. vor allem
Aufgabe von uns Führungskräften.
Auch das Setzen der richtigen Anreize, wie im Konzept
erwähnt, ist essentiell. Dazu gehört sicherlich auch das zeitliche Freispielen
der Expert:innen, damit diese dann ihr Wissen einsetzen können, ohne dass
Schreibtisch und Email-Postfach währenddessen “volllaufen”.
Ich freue mich darauf!
4
Anne 20.02., 21:43
Ein richtig, richtig gutes Papier, vielen Dank! Da sieht
man, was man eigentlich immer schon besser und transparenter wissen und machen
wollte. - Schade, dass das Kommentieren so kompliziert ist, da passt das pdf
mit der Kommentarfunktion auf meinem Handy einfach nicht zusammen. - Ich geh
morgen über den Rechner ran, versprochen!
1
Kerstin21.02., 08:33
Ein sehr gelungener Entwurf. Mir gefällt sehr gut, wie das
Thema präsentiert und angegangen wird. Ich bin beeindruckt wie dies weite Feld
so schlicht und knackig dargestellt ist. Die grundlegenden Leitprinzipien finde
ich sehr interessant und hilfreich für die Reflektion.
Die aufgeführten Schwerpunkte finde ich alle relevant.
Für den Bereich der Diakonie Katstrophenhilfe hat die
Priorität 3 Dokumentenmanagementsystem eine sehr hohe Relevanz. Hier gilt es
insbesondere die internationale Struktur der DKH mitzudenken. Da große Teile
der Arbeit in Büros in anderen Ländern stattfindet bekommen die genannten
Prioritäten eine weitere Dimension. Zudem muss auch Mehrsprachlichkeit
mitgedacht werden.
Um die Potentiale der Community plattform easy auch gut zu
nutzen, wären m.E. auch noch Handlungsanleitungen bzw. Orientierung hilfreich
wie mit der Fülle an Möglichkeiten und Informationen effizient und effektiv
umzugehen.
4
Anne 21.02., 08:46•Editiert
Schwerpunkt B, Prio 3, Dokumentenmanagement: Wir sind nach
wie vor eine Organisation, die von ihren Dateien lebt, die irgendwo gespeichert
und mit irgendwem geteilt werden. Wie und wo genau - das entscheidet, meist
etwas verzweifelt, mehr oder weniger jede/r selbst. So kann das nicht bleiben!
Es geht leider nicht nur darum, EINE Stelle für die EINE
gültige Version einer Datei zu definieren. Beim Ablegen, Bearbeiten und Teilen
von Dateien muss bedacht werden, wie man sie schnell findet und wer sie
überhaupt sehen, ggf. auch bearbeiten darf. Und dann noch der Lebenszyklus:
Wann gehört sie in die Wiedervorlage, ins Archiv oder in den Papierkorb?
Dickes Brett, wo Standards (Prozesse, aber auch passende
IT-Werkzeuge) sehr hilfreich sein könnten.
3
1
Johannes22.02., 16:43
Anne Ja, die
Überarbeitung des EWDE-weiten Dokumentenmanagements ist meines Erachtens nach
die anspruchsvollste aller aufgeführten Initiativen, die entsprechend ein
langfristiges und gut finanziertes Projekt unter Beteiligung verschiedenster Akteure
im Haus erfordern wird.
Gefällt mirAntwort
Tobias 21.02., 10:46
Mir gefällt der Fokus des Dokuments auf den Menschen.
Gleichwohl fällt mir noch etwas anderes ein. Denn aus meiner
Sicht ist Wissensmanagement eng mit dem Dokumentenmanagement und dem
Big-Data-Thema verknüpft. Schließlich steckt Wissen (im Sinn von Informationen,
die ich als User für meine Arbeit benötige bzw. nutzbar machen kann, die aber
von anderen Menschen zu einem anderen Zeitpunkt generiert wurden) nicht nur in
unseren Köpfen, sondern auch in Dokumenten und Daten.
Davon haben wir unheimlich viel in unserem Werk. Aber leider
oft unsortiert, ohne gemeinsamen Rahmen oder Strukturierung, und/oder nicht
zugänglich für alle relevanten User*innen. Weil diese gar nicht wissen, dass diese
existieren. Oder weil diese den Zugang zu einem bestimmten Laufwerk nicht
haben. Oder weil die Dokumente und Daten nur für einen bestimmten ausgewählten
Kreis zugänglich gemacht werden.
Dafür braucht es einerseits technische Lösungen.
Andererseits –ich glaube, das ist sogar der wichtigere Punkt, und deshalb
gefallen mir die auf Menschen fokussierten Leitprinzipien des Dokuments so gut
– ist es eine wesentliche Frage, mit welcher Haltung jede und jeder von uns an
Dokumente und Daten herangeht. Bemühen wir uns darum, dass diese
nachvollziehbar sind für Dritte? Reichen wir sie tatsächlich an die aus unserer
Sicht relevanten Personen weiter? Legen wir sie an einem Ort ab, zu dem alle
Personen Zugriff haben (vor allem auch diejenigen, an die wir gar nicht gedacht
hatten, die das Wissen aber ebenfalls für ihre Arbeit nutzen können).
In jedem Fall:
Ein sehr guter Aufschlag der ROB-Kolleg*innen. Und durch die
Bank sinnvolle Initiativen, die viele Probleme aufgreifen, die wir als EWDE
schon seit Jahren mit uns herumschleppen und deren Lösung wir bisher oft gar
nicht oder nur halbherzig betrieben haben.
4
Anne 21.02., 10:46
Zu Frage 3: Was ist Ihrer Meinung nach notwendig, um die
vorgeschlagenen Maßnahmen im EWDE praktisch umzusetzen?
_ Tue Gutes und rede darüber: Nicht müde werden, auf allen
Kanälen und mit anderen Überzeugungstätern gemeinsam auf die Vorteile hinweisen
• verlässlichen
und schnellen Support bei Fragen
• Erfolg
erkennen: Klickzahlen sind durchaus manchmal beglückend und auch Lob, oder eine
angeregte Unterhaltung wie gerade an dieser Stelle!
• Einfache
und transparente Prozesse, die in sich konsistent sind (aufeinander verweisen)
4
Maria 21.02., 10:56
Eine beeindruckend kompakte Zusammenfassung eines komplexen
Themas – nach dem Lesen ist für mich nun viel greifbarer, was konkret eine
Verbesserung des Wissensmanagement im EWDE bedeuten kann!
Die Prioritäten klingen meiner Einschätzung nach sinnvoll.
Gut gefällt mir auch, dass die Maßnahmen Details zu Impact, Schwierigkeitsgrad,
Ressourcen- und (sportlichen) Zeitbedarfen versehen sind. Wenn wir diskutieren,
was wir neu und anders machen, finde ich es auch immer spannend zu
reflektieren, was wir nicht mehr machen. Denn Veränderung sollte nicht immer
mit Ressourcenaufwuchs einhergehen. Aber das ist vielleicht eine Frage jenseits
der Wissensmanagement-Sphäre….
3
Leon 21.02., 15:55
Lieber Johannes + liebe Claudia, vielen Dank dafür, dass
macht doch Lust auf mehr!
Bei unserem Wissensmanagement die Mitarbeitenden ins Zentrum
zu stellen scheint mir genau der richtige Ansatz. Ich finde, der Wissens- und
Expert:innen-Reichtum bei uns ist enorm und ich freue mich schon darauf, hier
zukünftig noch genauer identifizieren zu können, wen ich zu welchen Themen
kontaktieren kann.
Die Punkte unter Schwerpunkt B sind naturgemäß sehr viel
technischer. Manches habe ich gleich als große Vereinfachung vor Augen (z.B.
das Policy-WiKi oder die Beschluss-Datenbank), beim EWDE-weiten
Dokumenten-Management habt ihr mich mit dem angedeuteten Komplexitätsgrad etwas
verloren.
Auf die KI-Ansätze bin ich auch schon gespannt! Hier könnte
die Formulierung der Prio für mich stärker auf das Potential von KI für unsere
Arbeit abzielen (statt „Das EWDE für KI wappnen“) – aber das ist ein Detail ;)
Insgesamt ein super Aufschlag, vielen Dank!
4
3 Antworten ausblenden
Nina 21.02., 17:02
Leon r ich bin auch absolut gespannt auf den KI-Ansatz und
teile deine Einschätzung, dass wir dies als Potenzial sehen müssen, als echte
Chance. Habe heute an einem Workshop zum Thema Bürokratieabbau teilgenommen und
auch da wurde deutlich, dass ein KI-unterstütztes Wissensmanagement echt Gold
wert wäre. Nicht mehr alles manuell suchen zu müssen, Wissen der Organisation
über die KI abfragen zu können… die Nutzungsmöglichkeiten wären sicher sehr
vielfältig :)
2
Johannes 22.02., 17:21
Leon Absolut, wir
können das Thema KI & Wissensmanagement grundsätzlich positiv denken, denn
die Potentiale für den Umgang mit Wissen sind enorm. Wenn das im Konzept nicht
ganz so rüberkommt, sollten wir das auf jeden Fall korrigieren! :)
Gefällt mirAntwort
Esther 27.02., 10:11
Auch ich bin genau wie Leon
über “Das EWDE für KI wappnen” gestolpert und dachte instinktiv
“aufstellen statt wappnen”.
2
AD
Anne 21.02., 19:10
Glückwunsch! Ein sehr gelungenes Dokument. Gerade die
Beschlussdatenbank und das Policy WiKi könnten echte QuickWins sein. Wünschen
würde ich mir noch eine Prioritätensetzung und Timeline.
2
Richard 21.02., 19:51
Liebes Team vom Wissensmanagement,
mit großer Freude habe ich euren Konzeptvorschlag gelesen.
Aus meiner Sicht ist die Ausarbeitung super gelungen. Anbei nur ein paar
Sidenotes.
1. Mir fehlt
eine Art Management Summary, gerade auch für all jene die aufgrund der
Komplexität des Textes und/oder des Umfangs nicht den kompletten Text lesen.
2. Für mich
wäre es hilfreich, wenn die einzelne Initiativen noch mal in Form einer Tabelle
aufgelistet sind. Dies trägt der Übersichtlichkeit bei und man kann einfacher
vergleichen.
3. Für mich
war es nicht ersichtlich wie bei den Initiativen Impact, Aufwand gewertet
wurden. Mir fehlt hier eine Aufschlüsselung.
4. Im Sinne
des agilen Arbeitens würde ich statt Personen eher den Faktor Workload angeben.
Und statt Projekte auf 1 oder 2 Jahre zu datieren, lieber mehr Personen in
kürzere Projekte einplanen. —> kürzere Iterationszeiten
5. Seite 12:
„Ein strategisches Ziel von Wissensmanagement ist es dabei, sich als
Organisation Schritt für Schritt von unbewusster Inkompetenz bzgl.
Wissensmanagement-Arbeit zu unbewusster Kompetenz hochzuarbeiten.“ Warum ist
dies das Ziel? Sollen die Mitarbeiter*innen nicht „enabled“ werden, dies bedarf
Wissen über die eigenen Stärken und Schwächen. Unbewusste Kompetenz ist nicht
maximal genutzte Kompetenz - auf eine Art sogar Verschwendung. Aus unbewusster
Inkompetenz wird bewusste Inkompetenz, diese kann durch bewusste Kompetenz
ausgeglichen werden. Bewusste Kompetenz wird weiterhin gestärkt durch die
Transformation von unbewusster Kompetenz in bewusste Kompetenz.
6. Eine
durch die Bedarfsanalyse herausgestellte Herausforderung ist die wachsende
Komplexität. Mehr Formulare, mehr Zuständigkeiten, mehr Entscheidungswege —>
Prozesse zu kompliziert, Überblick verloren. Wie kann Komplexität aktiv
reduziert werden? Dieser Punkt fehlt mir.
Vielen lieben Dank, für das tolle Konzept.
6
PW
Patrick 22.02., 09:30
Zunächst einmal befürworten und unterstützen wir ein
ganzheitliches Wissensmangement für das EWDE seitens der Personalabteilung sehr.
Wie bereits auf der ersten Seite beschrieben, „Wissen ist
kostbar“, meines Erachtens wurde dieser Tatsache im EWDE nur unzureichend
Bedeutung geschenkt.
Ein Konzept zum Wissensmanagement ist schon lange Zeit
fällig und nötig, daher freuen wir uns über das vorliegende Konzept.
Die Schwerpunktthemen sind gut gewählt, vor allem die
Förderung von Austauschformaten von und für Mitarbeitende und das transparente
und übersichtliche Bereitstellen von Informationen sind für mich hier
essentielle Punkte.
3
Thorsten 22.02., 16:42
Vielen Dank, Johannes, Claudia und Team, für dieses
beeindruckende, fundierte und sehr gut ausgearbeitete Konzept! Echt super!
In meinem Feedback möchte ich konkret auf den „Schwerpunkt
3: Organisationskulturelle Voraussetzungen“ eingehen, wo es heißt:
„Wissensmanagement kann selbst keine organisationskulturellen Voraussetzungen
schaffen oder diese in entscheidender Weise beeinflussen. Ganz im Gegenteil,
der Erfolg oder Misserfolg aller oben vorgeschlagenen Initiativen beruht entscheidend
in der Gegebenheit kultureller Grundvorrausetzungen.“
Das Schaffen dieser wesentlichen „kultureller
Grundvoraussetzungen“ sollte mE von Anfang an in einen umfassenderen Prozess
der gezielten und kontinuierlichen Weiterentwicklung der Organisationskultur im
EWDE insgesamt eingebettet sein; hin zu einer EWDE Organisationskultur
• die sich
positiv auf die Gesundheit, Motivation und Bindung der Mitarbeitenden auswirkt,
• die das
enorme Potenzial an Kompetenzen und Begabungen unter den Mitarbeitenden hebt,
• die das
EWDE als Arbeitgeber attraktiv macht,
• die das
bereichs-/markenübergreifende Miteinander fördert,
• die alle
Mitarbeitenden – nicht nur die Führungskräfte – in die Kulturentwicklung mit
einbindet und
• die es
ermöglicht, als Organisation resilient auf aktuelle und zukünftige
Herausforderungen reagieren zu können.
Eine gezielte Kulturgestaltung und die Förderung ihrer Werte
ist ja auch nach EFQM ein wichtiges Kriterium für eine „herausragende
Organisation“.
Die in diesem Kontext (und auch in dem vorliegenden Konzept)
gerne zitierten „EWDE Führungswerte“ und ihre Umsetzung reichen für die
Gestaltung solch einer Organisationskultur leider nicht aus, da Führungskräfte
nur ca. 10% unserer Belegschaft ausmachen, weil Kultur/Werte nicht
angeordnet/delegiert werden können und weil die Verantwortung für die
Kulturgestaltung bei allen Mitarbeitenden – und nicht nur bei den FK! – liegt.
Die in dem Konzept vorgeschlagene Initiative 11 kann daher
sicher einen Beitrag zur kulturellen Entwicklung leisten, aber es braucht mE
unbedingt die Anbindung an einen umfassenderen Kulturgestaltungsprozess, wo
dann u.a. auch die im Rahmen dieser Initiative identifizierten „EWDE-weiten
Herausforderungen“ im Gesamtkontext priorisiert und entsprechende Maßnahmen
zeitnah, iterativ und mit regelmäßigem Feedback entwickelt und umgesetzt
werden.
Hier noch ein konkreter Vorschlag für eine zeitnah
umsetzbare und ressourcenschonende Maßnahme zur Förderung des
Informations-/Wissensflusses im EWDE:
1. Es wird
vereinbart, dass für die kommenden 3 Monate in jeder regelmäßigen
Referats-/Abteilungs-/Bereichs-/MMR-/Vorstandssitzung im EWDE ein Agendapunkt
lautet: „Wissen aus dem EWDE, das mir noch fehlt“
2. In den
jeweiligen Treffen sind dann alle Teilnehmenden eingeladen, zu nennen, was
ihnen noch an Wissen fehlt, um ihre Arbeit gut zu erledigen.
3. Als
Ergebnis wird im Sitzungsprotokoll fest gehalten, welches Wissen im
Referat/Abteilung/etc. aktuell noch fehlt, um ihre Arbeit gut tun zu können.
4. Diese
Info kommt dann automatisch beim nächsten Treffen des nächsthöheren Gremiums
auf den Tisch, so dass deutlich wird, wo konkret noch welcher Wissensbedarf
besteht und ein Austausch darüber entstehen kann, wie die eine oder andere
Wissenslücke zeitnah geschlossen werden kann.
5. Gleichzeitig
wird in EASY eine monatliche Umfrage eingerichtet mit der Frage:
„Ich habe alle nötigen Informationen aus dem Haus, um meine
Arbeit gut zu machen“ (1=Stimme gar nicht zu, 10=stimme voll zu) als ein
regelmäßiges Feedback-Instrument, ob/wie diese Maßnahme tatsächlich zur
Förderung des Wissensaustauschs beiträgt
6. Nach 3
Monaten dann eine Auswertung, ob/was diese Initiative gebracht hat:
• dann um
weitere 3 Monate verlängern – ggf. mit einigen Anpassungen basierend auf den
ersten Lernerfahrungen,
• in den
Regelbetrieb übernehmen
• oder
fröhlich beenden :-)
6
7 Antworten ausblenden
Johannes 23.02., 12:14•Editiert
Eine sehr interessante Idee lieber Thorsten ! Vielleicht
könnte man diese (und eventuelle weitere Ideen) in Form von verschiedenen
Kultur-Prototypen im Haus testen, als ein eigenständiges Maßnahmenpaket unter
“Schwerpunkt C - Organisationskulturelle Voraussetzungen”? Mit Dir als Lead?
1
Gefällt mirAntwort
Thorsten 23.02., 12:30
Diesen Gedanken von dir Johannes unterstütze ich und bin gerne dabei - bei
Bedarf auch als Lead.
2
Nina 27.02., 15:26
Thorsten , Johannes ich unterstütze absolut deine Gedanken
zu einer ganzheitlichen Kulturentwicklung, gar einem Culture Management oder
Feelgood-Management im Haus, um uns als Organisation zukunftsfähig
aufzustellen. Gern stehe ich als IHK-zertifizierte Feelgood-Managerin auch für
den Austausch zu diesem Thema zur Verfügung - ich habe auch eine Projektarbeit
zum Thema “Feelgood-Management als ganzheitlicher Ansatz für etablierte
Organisationen” verfasst, kommt gern auf mich zu, falls wir das mal vertiefen
wollen :)
3
Anne 28.02., 13:37
Thorsten Ergänzend zu
dem, was an Wissen fehlt, sollte in solchen Runden auch gleichzeitig
festgehalten werden, welches Wissen man selbst gewonnen/erstellt hat und mit
wem es geteilt werden soll. Im Protokoll jeder Teambesprechung gäbe es also die
Punkte:
1. Welches
Wissen fehlt uns
2. Was haben
wir an Wissen gewonnen und mit wem soll es geteilt werden?
3. 1 Teilen
mit… (Zielgruppe): In EASY innerhalb der Organisationseinheit (öffentliche
Community/ der Marke (Seite) + über EASY hinaus mit der Öffentlichkeit
(Weiterleitung des Contents an Kommunikationsabteilungen)
4.
2. Content:
Relevante Entwicklungen im eigenen Arbeitsfeld / Ergebnisse und Vorhaben (neue
Projekte/Meilensteine, neue Events, neue Publikationen, neue Positionen..) /
FAQ, die die Arbeit unterstützen…
Bei Punkt 2 sind wir mitten in einem Projekt, bei dem die
interne Verbandskommunikation neu geregelt wird unter Einbeziehung von EASY und
einem neuen Newslettertool. Wen es interessiert: bitte melden!
3
Thorsten 28.02., 14:16
Anne Danke für die
wertvolle Ergänzung! Finde ich klasse und bin an dem Umsetzungsprojekt zu Punkt
2 sehr interessiert. Ich befürchte jedoch, dass es Teambesprechungen sehr
schnell überfrachtet und dann auch als nervig/Last empfunden wird, wenn stets
beide Punkte 1 und 2 in jedem Team Meeting abgefragt werden. Für den Einstieg
in das bewusste und aktive Wissensmanagement fände ich es schon super, wenn man
zum Start eine möglichst einfache Routine sehr regelmäßig durchführt - wie den
Punkt 1 in jedem Meeting - und parallel dazu ermutigt, eigenes Wissen über EASY
zu teilen, um dann in den Teammeetings von den (hoffentlich ermutigenden :-))
Erfahrungen mit dem Wissen-teilen zu berichten. Ich bin daher sehr gespannt
darauf aus euren Erfahrungen mit der Umsetzung von Punkt 2 zu lernen.
1
Claudia 28.02., 17:56
Anne ich liebe diese
Idee mit der Protokollagenda für Teambesprechungen, weil sie so schön schnell
umgesetzt werden kann
1
Claudia 28.02., 18:12
und jetzt lese ich auch die Antwort von Thorsten, der
sicherlich einen guten Punkt einbringt, das nicht zu formalistisch und groß
aufzusetzen. Also rein in die Agendas der Teammeetings, auch jetzt schon😀
2
Hanna 23.02., 14:30
Danke für Konzept. Ich finde es eine super Grundlage für
unser Haus.
Mich freut besonders der Vorschlag, das Wissensmanagement
(auch) digital zu organisieren. Dadurch werden wir ortsunabhängig in unserem
Austausch. Aus Sicht der Katastrophenhilfe bieten die Initiativen 2, 3 und auch
1 und 4, wenn sie mehrsprachig gehalten werden, die Möglichkeit, unsere Mitarbeitenden
ins Ausland in unser Knowledge Management mit einzubeziehen. Auf diese Weise
gewinnen wir wichtige Perspektiven und Wissensquellen für alle. Nicht zuletzt
rücken wir so auch als international arbeitende Organisation stärker zusammen.
5
Esther 27.02., 10:39
Lieber Johannes, ich bin beeindruckt von deinem Entwurf und
ebenso von den wertvollen Kommentaren der Kolleg:innen. Ganz besonders haben
mich die Leitprinzipien am Anfang des Dokuments angesprochen! Sie waren eine
Art AHA-Erlebnis zum Thema Wissensmanagement für mich und gehören mE genau an
diese erste/exponierte Stelle im Konzept. Für mich persönlich lesen sich
Konzepte immer an den Stellen besonders gut, wo z.B. Sprachbilder unterstützen.
Die Schwerpunkte würden für mich folglich direkt greifbarer bzw. interessanter,
wenn sie z.B. so betitelt würden (ganz spontan gedacht): “Auf uns Menschen
kommt es an! Mitarbeitende als Knotenpunkte für Fach- und Organisationswissen”,
“Wo und wie ich finde, was ich wissen möchte…”, “Wissen teilen ist wirkungsvoller
als Wissen haben…”
4
Kathrin 27.02., 11:39
Lieber Johannes, danke für das umfangreiche Papier und die
Möglichkeit, dieses im offenen Austausch zu diskutieren .
Aus Sicht des Talent Managements begrüßen wir besonders,
dass der für uns sehr zentrale Punkt des Onboardings so prominet betont ist.
Wir unterstützen die Notwendigkeit eines Onboarding-Konzepts, mit dessen Hilfe
jeweilige Verantwortlichkeiten benannt und die unterschiedlichen Rollen
beschrieben werden. Mit deiner Auswertung ist ein erster Grundstein gelegt
wird, bestehende Rahmenbedingungen und Instrumente zu verbessern bzw. neue zu
entwickeln. Die Ergebnisse aus dem Digitalpiloten “Onboarding” konnten wir ja
bereits etablieren. Schön auch, dass das Zusammenspiel aus zentralisierter
Einarbeitung durch das TM und marken- und abteilungsspezifische Einarbeitung in
den Arbeitsbereichen explizit benannt ist. Denn nur gemeinsam werden wir
erreichen, dass neue Kolleginnen und Kollegen “gut im EWDE ankommen und bleiben
wollen”.
Wir freuen uns, dass die zusätzlich benötigten Ressourcen
für ein solches Konzept in diesem Papier berücksichtigt werden. Die 9 Monate
Projektlaufzeit sind durchaus plausibel für eine erste Konzeption. Da
Onboarding ein komplexes Thema ist, das viele Akteure an verschiedenen Stellen
des Hauses involviert, sollte der Zeitraum für die Personalressource jedoch
großzügiger ausgelegt werden, nach der Konzeption folgt ja die Umsetzung. Viele
Grüße vom Team Talent Management
3
1
Claudia 28.02., 18:01
Kathrin : Liebe Kathrin, ich kann total den letzten Punkt
unterstützen, da wir im Digitalpiloten erst in den Anfängen waren
(Prototypen/Ideen warten noch auf ihre Weiterentwicklung) und nun ist das alles
bei euch in der Linie gelandet. Das ist definitiv nicht zusätzlich zu schaffen
und bedarf der Aufmerksamkeit wie sie hier im Konzept aber auch sonst im Haus
geschildert wird und somit einer permanenten Personalressource für das
Onboarding als Thema.
1
Frank 27.02., 14:41•Editiert
Hallo in die Runde
Ich schließe mich dem grundsätzlichen Lob für das Konzept an
- ist prima. Für mich ist alles enthalten, ich würde, vielleicht weil ich im
Bereich IP beheimatet bin, nur die Prios anders setzen:
Meine höchste Priorität:
Initiative 5: Change Management Programm zu EWDE-weitem
Dokumentenmanagement, …
Warum: Weil ich im Bereich IP mit dem Aufsuchen von
Dokumenten (Standards etc) unnötig viel Arbeitszeit verschwende. Was nützt es
mir jemanden finden zu können (Prio 1), der oder die weiß wo es abgelegt ist,
der*diejenige aber gerade nicht erreichbar ist.
Meine zweithöchste Prio:
Initiative 7: Entwicklung eines neuen Policy-Systems für
Internationale Programme als Alternative
zum derzeitigen Bekanntgaben-System …
Warum wichtig: Weil das aktuelle System (Handbuch) umständlich
zu nutzen ist. Auch hiermit verwende ich viel Zeit um an die notwendige Info zu
gelangen.
Im Fließtext steht dazu: “Das gesamte System der Standards
und Verfahren für Internationale
Programme in BfdW wird dabei neu gedacht, Prozesse teilweise
neu entwickelt, teilweise durch
vereinfachte Ansätze ersetzt, und durchweg durch geeignete
Wissensmanagement-Werkzeuge
unterstützt werden.” Das klingt wie ein Traum. Wenn das so
wird wie es sich anhört und dann auch noch anwenderfreundlich 🚩wird,
gebe ich euch gerne einen aus.
Achja, Easy nutzen wir ja nun. Ich hoffe, dass wir auf die
Dokumente etc des Wissensmanagements in Easy über unseren Browser vom
Arbeits-Laptop zugreifen können, ohne uns in Citrix einwählen zu müssen. Das
würde gerade auf Dienstreisen mit schlechtem Internetzugang hilfreich sein.
Danke nochmals!
3
1
Claudia 28.02., 18:08
Frank und Franziska :
Lieber Frank, ich finde deinen Kommentar sehr hilfreich, denn ich begleite in
meiner Rolle aus dem Referat Organisationsberatung aus Prozessmanagement-Sicht
das Referat ProKo und freue mich dabei über die da bereits angedachten Ansätze
Anforderungen wie von dir geäußert im Blick zu haben und das System neu zu
denken. Ich denke wir sollten da alle gemeinsam gut herausarbeiten, was genau
in welcher Form am Arbeitsplatz hilft.
2
Benjamin 28.02., 09:07
Lieber Johannes, danke für die Möglichkeit, an diesem Papier
mitzuarbeiten. Wir freuen uns, dass mit diesem Papier auch an die Kenntnisse
und Fähigkeiten der Mitarbeitenden gedacht wird. Das Thema Kompetenzprofile
beschäftigt auch das Talentmanagement und sollte mit uns zusammen gedacht
werden. Auch sollte es Formulierungsvorgaben geben, um die spätere Suche nach
Kenntnissen und Fähigkeiten zu erleichtern.
Außerdem muss gerade bei der Veröffentlichung der
Informationen der Datenschutz mitgedacht werden. Besonders im Hinblick auf die
Nutzer:innenkreise.
4
CA
Conrad 28.02., 12:19•Editiert
Lieber Johannes, auch ich möchte mich in die Lobeshymne
einreihen! Endlich haben wir eine Vision aber auch konkrete Ansätze, wie wir
die ganzen teils verborgenen, teils ungenutzten, teils verdrängten Wissensstände,
Lernprozesse und Lernambitionen sichtbarer und strukturierter und somit auch
gemeinschaftlicher gestalten können. Als MAV Mitglied, als Mitarbeitender der
Bildungsabteilung und als Engagierter in Organisationsentwicklungsprozessen
“von unten” nehme ich das als riesigen Meilenstein wahr. Als MAV wünschen wir
uns mehr Transparenz von Leitungsentscheidungen wollen aber auch selbst zu mehr
Transparenz und Austausch über die MAV-Arbeit beitragen. In der
Bildungsabteilung wünschen wir uns engeren Austausch mit den anderen
Abteilungen in unserem Bereich, mit Politik und KuF, aber dieser findet bisher
eher nur auf Leitungsebene statt. Auch wäre ein Austausch mit den Kolleg:Innen
von der Diakonie, die im Bildungsbereich tätig sind, für uns sehr interessant.
Diese Bestrebungen werden in dem neuen Ansatz unterstützt und mit Easy können
wir da selbst initiativ ans Werk gehen. Für das Netzwerk Diversität &
Rassismuskritik, für die AG Diversity Management, für den Kreis
“transformatives Lernen”, für die Verdi Betriebsgruppe und alle anderen
“grassroots”-Initiativen, ist es toll zu erfahren, dass so etwas grundsätzlich
gewünscht, anerkannt und unterstützt wird. Daher sehe ich auch kein Risiko wie
einige andere Kommentaror*innen in dem personenzentrierten Ansatz - solange er
in einer Struktur der Kodifizierung eingebettet ist, was er ja schon alleine
mit dieser Diskussion ist. Habe übrigens noch nie im EWDE so eine tolle
schriftliche Diskussion erlebt wie diese. 😀
4
3 Antworten anzeigen
SB
Sonja 28.02., 12:49•Editiert
Vielen Dank auch von mir für dieses gelungene Papier! Die
KollegInnen haben schon viele wichtige Punkte hier erwähnt, die nicht noch
einmal wiederholt werden müssen. Es gibt eine kleine - für mein Team aber sehr
wichtige - sprachliche Ungenauigkeit. Als Referentinnen für Drittmittelakquise
sind meine Kollegin Lilian Kurz und ich für den Aufbau der Drittmittelakquise
zuständig. In der im letzten Jahr verabschiedeten Drittmittel-Strategie stellen
wir hier die Ziele und Maßnahmen vor, die zum strategischen Aufbau der
Drittmittelakquise bei BfdW führen sollen. In der Einführung haben wir auch die
hausintern abgestimmte Definition von “Drittmitteln” erwähnt: “Unter dem
Begriff “Drittmittel” sind Fördermittel von öffentlichen Gebern, wie EU, UN,
BMU, BMI, AA, Staatskanzleien, Landesministerien sowie weiteren öffentlichen
Gebern zu verstehen, die auf der Basis von Ausschreibungen, Antragstellung,
projektbezogenem Vertrag und speziellen Richtlinien akquiriert und umgesetzt
werden. Drittmittel sind nicht Spenden, Nachlässe, Stiftungsmittel, Mittel von
Unternehmen, Bußgelder, Materialverkäufe, Zinsen, KED-Mittel oder
BMZ-Globalmittel und aus Sonderinitiativen, Mittel für Weltwärts, ZFD etc.”
Sicherlich wird dieser Begriff markenübergreifend und auch Arbeitsbereich-abhängig
immer wieder unterschiedlich verwendet. Für uns wäre es dennoch wichtig, dass
zwischen den verschiedenen Papieren eine Kohärenz in den Begrifflichkeiten
besteht. Daher würde ich empfehlen, auf der Seite 16 des Konzepts für
Wissensmanagement, den Begriff “Drittmittel” durch “Fördermittel” zu ersetzen.
Für Rückfragen und weiteren Austausch, meldet Euch gerne bei mir.
4
1 Antwort anzeigen
Michael 03.03., 18:12
Kurz vor Toresschluss möchte auch ich den Entwurf noch
kommentieren: Mich beeindruckt vor allem die klare Systematik der
Problembeschreibungen und Lösungsansätze, die eindeutige Zielorientierung, die
immer bereits die Schwierigkeitsgrade und Umsetzungsschritte antizipiert, und
bei allem die präzise Sprache, inder das Konzept verständlich und kanpp
formuliert ist (ohne verschwurbelnde Phrasen zum Überdecken von nicht zu Ende
Gedachtem).
Zu so vielem wäre etwas zu sagen, und die Diskussion kann
m.E. erst beginnen, weil das richtige Ziel der kulturellen Aneignung von
Wissensmanagement (Priorität 8) die Auseinandersetzung mit dem Konzept auf
allen Ebenen verlangt. Wenn das jetzt mit geringen Veränderungen vom Vorstand
so beschlossen würde, wäre in der Aneignung nicht viel gewonnen. Dazu benötigen
wir weitere Foren zur Diskussion, bei der die in den 11 “Initiativen” genannten
Stakeholder einzubinden sind, denn die sollen das dann schluießlich umsetzen.
Ich will mich hier auf zwei Punkte beschränken, die mein
Arbeitsfeld betreffen:
Natürlich habe ich mich gefragt, wo in dem Konzept die
Bibliothek als Versorgerin mit externem (gedrucktem oder elektronischem) Wissen
vorkommt. Das tut sie nicht, aber das sagt nicht über ihre Bedeutung aus
(schließlich kommen auch die Finanzabteilung und die Veraltung nicht vor). Es
rührt m.E. daher, dass das Konzept auf das Management organisationsinternen
Wissens abhebt (Kompetenzen von Mitarbeitenden, wichtige Dokumente,
Vorstandsbeschlüsse, Standards etc.). Die Verarbeitung von Literatur (inkl.
Fachdatenbanken etc.) dient in erster Linie der Aneignung allgemeinen externen
Fachwissens durch einzelne MAB. In diesem Konzept wird das so angeeignete
Fachwissen als individuelles Attribut von Mitarbeiter:innen gesehen; diese gilt
es zu lokalisieren (Priorität 1) und “anzuzapfen” bzw. in Austauch zu bringen
(Priorität 2). Das ist richtig und entspricht der ggw. Realität, wie es in der
Bedarfsanalyse zum Ausdruck kommt. Ich frage mich allerdings, wie die
zielgerichtete Aneignung notwendigen externen Fachwissens durch
Organisationseinheiten (und nicht nur durch Individuen) in ein WM-Konzept
eingearbeitet werden kann. Das geschieht auch im EWDE nicht nur durch
Fachtexte, sondern auch in Schulungen mit externen Coaches und Dozent:innen,
künftig zunehmen mit Unterstützung der digitalen Lernplattform Moodle. Diese
Aspekte könnten/sollten noch in das Konzept integriert werden, wobei ich mich
gern unterstützend einbringen will.
Als Supporter sehe ich mich (bzw. das Archiv) auch bei der
wichtigen Initiative 5 für ein Change Management Programm zu EWDE-weitem
Dokumentenmanagement (DMS) und bitte darum, dass wir da noch aufgenommen
werden. Johannes Schunter betont, dass “der erste Fokus von Wissensmanagement
immer zuerst auf den Menschen, und nicht auf Wissensartefakten (Dokumente oder
Prozesse) oder Technologie liegen”. Sein Konzept verkennt aber nicht, dass die
Menschen auch Dokumente zur einfachen und schnellen Verfügung haben müssen, um
dokumentiertes Wissen anwenden zu können; wir können schließlich nicht alles im
Kopf haben - und außerdem sind viele MAB, kaum dass sie organisationsbezogenes
Wissen erworben aben, auch schon wieder weg. Dokumente dienen also auch dem
Wissenstransfer. Und zwar nicht nur speziell zu diesem Zweck angefertigte
“Wissensdokumente”, sondern in der breiten Masse (und im Detail) auch die
Mengen an Unterlagen, die wir täglich zur rechtlich vorgeschriebenen
Dokumentation unserer Aufgabenerfülllung produzieren, also: Akten. Die bleiben
auch in elektronischer Form in einem DMS Akten. Deshalb ist es von zentraler
Bedeutung für die Rechtssicherheit unseres Organisationshandelsn und das
Wissensmanagement, dass unser DMS ein gut handhabbares Tool zur Organisation
elektronischer Akten mit dokumentierter Vorgangsbearbeitung wird und nicht bloß
ein riesiger Pool von vereinzelten Dokumenten, aus dem mit Schlagwort- und
Volltextsuche viele unspezifische Funde generiert werden. Das ist in Priorität
3 deutlich formuliert (inkl. Orientierung am Gesamtaktenplan). Für die
Bearbeitung der organisatorischen Fragen zur Implementierung des (bereits
beschafften) DMS steht das Archiv mit seiner Expertise und seinem Überblick
über die im EWDE produzierten Unterlagen zur Verfügung.
Ich freue mich auf die weitere Diskussion zu diesem
schlüssigen Konzeptentwurf und dessen Umsetzung!
6
1
Claudia 06.03., 11:06
Lieber Michael : Ich bin sehr angetan von deiner
ausführlichen und differenzierten Antwort. Sie spricht mich auch aus
Prozessmanagement Sicht an. Im Prozessmanagement verfolgen wir das Ziel durch
das Hinterlegen von Informationen in Prozessmodellen (nicht nur das grafische
Modell, sondern auch die Beschreibungen und Verlinkungen zu Dokumenten und
anderen Artefakten) eine Wissensquelle zu haben zu spezifischen Themen und
Standards, die uns hilft schneller zu finden was wir brauchen und dann auch mit
Hilfe von Kommentaren diese Informationsquelle unmittelbar zu verbessern.
1
Zu 3.2 möchte ich gerne noch mit auf den Weg geben, dass
auch einige externe Interessensgruppen (z.B. Partnerorganisationen von Brot für
die Welt oder auch die BUS) Zugriff auf bestimmte Standards und Verfahren
brauchen. Das sollte unbedingt von vornherein berücksichtigt werden, zumal ja
parallele Ablagesysteme bzw. Doppelstrukturen künftig vermieden werden sollen.
Comments